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環境Q&A

内部監査の計画について教えて下さい 

登録日: 2007年12月20日 最終回答日:2007年12月25日 エコビジネス 環境マネジメント

No.26294 2007-12-20 02:42:48 ZWlab40 孤独な事務局

当社は、ISO14001を2年前に取得した企業です。

先日の審査で審査員より、「2006年の内部監査をふまえての2007年度の内部監査計画が作成されている事が確認できなかった」との理由で【軽微な不適合】を受けました。
当社では、『内部監査計画表』はあくまでも計画であるので監査目的と部門毎の実施予定日・監査メンバーを記載して年間計画表としており、前回までの監査結果に付いては、『内部監査チェックシート』に今回のチェック項目と前回までの内部監査結果でのチェック項目を入れて、監査を実施しておりますと説明を行ったのですが、「規格には”・・前回までの監査の結果を考慮に入れて、組織によって計画され、策定され、実施され、維持される”となっているので、計画表に前回までの監査結果が無いのは不適合の対象である」との事でした。
<他社の内部監査計画も見させて頂きましたが、前回までの監査結果が書かれていない企業が殆どでした>
そこで、質問ですが前回までの結果を全て計画表にいれないと本当にダメなのでしょうか? また、入れなければならない場合はどの様に入れたら良いのでしょうか。  お知恵をお貸し下さい。

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No.26298 【A-1】

Re:内部監査の計画について教えて下さい

2007-12-20 17:01:35 神奈中ISO (ZWla5f

こんにちは、事務局は孤独ですよね、審査お疲れ様でした。

審査員は文書記録の他に、質疑応答の中で、改善したほうが良いと思ったことを軽微として指摘していきます
よって、その場にいないと適切かどうか判断できないのですが、以下、推定を含め回答致しますので参考にして下さい

まず指摘された規格要求事項は「監査プログラムは、・・・前回までの監査の結果を考慮に入れて、組織によって計画され、策定され、実施され、維持されること」ですね。

問題点は「結果を入れて」では無く、「結果を考慮に入れて」についてであり、「考慮された結果が、確認出来なかった」との指摘では無いでしょうか?
(あまり考慮していないと思われたのでは?)

当社の場合、年間計画表に部門名を記載し、次回重点的に監査を行う部門は◎、普通は○、実施しない部門は×と記載しています。
また、以上の事は「前回までの監査を考慮して・・・」と称して、内部監査規定に書いています。

その他、関連する記録としては、内部監査終了後に監査員が次回監査の打合せ(次はどこを重点的に監査するか)を行い、監査記録に議事録を添付しています。

いずれにしても、計画書に何を書いておくかではなく、
前回までの結果を考慮している証拠を示す事が重要だと思います。

私も来年早々審査が近づいてきて忙しくなって来ました、何か不明な指摘をされたら質問しますので宜しくお願いします。

回答に対するお礼・補足

お礼が遅くなりました申し訳ございません。
当社の規定(マニュアル)では、前回までの監査結果を「内部監査チェックシート」に記載して、監査を実施するとなっております。 しかし、審査員は今回の内部監査を実施する時ではなく、計画段階から「前回の監査結果」を入れ、それを計画書に入れなければならないが、当社は考慮した事実はあるが、規格の要求事項を満たしていないとの事でした。
【神奈中ISO】さんの回答からすると○ではないですが、×ではないようですね。
ありがとうございました。

No.26299 【A-2】

Re:内部監査の計画について教えて下さい

2007-12-20 18:36:36 東京都 / こん (ZWl144

前回までの監査の指摘の中で(審査を含めて)、監査の方法に関連した、または結びつくような指摘はなかったでしょうか。なにかこうした方が良いということがありませんでしたか。
また、計画とかチェックリストの中に、前回までの指摘の対応措置を確認するようなことが入っていますか。

回答に対するお礼・補足

お礼が遅くなりました申し訳ございません。
今までの審査では、審査・監査を含めて特に指摘はありませんでした。
今回突然指摘を受けたので、ちょっと面食らったのですが、審査員の言うには「審査はあくまでもスポットで審査を行うので、今までの審査員は気付かなかったからである。」との事で、要求事項に一部満たしていないと判断されました。
”考慮する”と言う言い回しは、そこで必ず記録(計画を含む)に残さなければならないという事が理解しておりませんでした。  セミナーや講習会の講師からは考慮するというのは”文書を策定する”と違って特に文書化は必要ないと言われましたが、(但し考慮した事を証明出来る様に)今回の審査員は違う様でした。
当社のマニュアルでは、「内部監査チェックシート」に前回迄の内部監査の結果を入れて、再度実施確認を含めて監査を実施しております。
アドバイスありがとうございました。

No.26304 【A-3】

Re:内部監査の計画について教えて下さい

2007-12-20 21:36:44 ISO担当部員 (ZWl971

どのような監査方法を決めていらっしゃるのか
どのような監査結果だったのか。
また、どのような流れの中で指摘となったのか、不明ですので、不明確な回答ですが、参考までに。

・当社の場合
1.前年の監査結果及びMR結果から、年度監査方針、重点監査項目を決定し、監査部門を選定します。
2.年間計画では、監査実施部門と時期だけ決定します。
3.実施時期が近付くと、部門別の監査実施計画を立案し、日程、監査範囲、重点監査項目、前年の監査結果等とまとめて、監査員に送付し、チェックリスト作成し、監査します。

監査員は変わりますから、前年の監査結果が無いと分からないということで、文書化しております。

・前回の結果を文書化しないといけないか?
規格を素直に読めば、計画書に入れるというような要求は無いと思います。
従いまして、チェックリストに、考慮した結果を入れているのでも、規格は適合していると思われます。

但し、
1)ヒアリングで当該監査員がそれに気付いていないような発言等があった。
 例:前回の監査結果は何でした?→えっと・・・(回答できず)

2)前回の監査結果を考慮したというようなチェックリストの内容ではなかった。
 例:順守評価についての監査結果に基づいて、チェックリストを作成したつもりだったが、運用評価に近いものになり、曖昧になっていた。

3)審査側の審査方針が変更されたことにより、指摘となった。
 例:JABの審査方針変更によるもの。

と、いったことが考えられます。

・対応策
どうしても納得できなければ、再度、審査組織側に内容の確認をされてはいかがでしょうか?
修正されるにしても、どのような意図であったのかが明確に理解されないと意味が無いと思います。

総合的な判断で、その指摘を受け入れるなら、計画表に前年の監査結果(MRに報告したもので可)を一枚足しておけば良いのではないでしょうか。

回答に対するお礼・補足

回答に対するお礼が遅くなりました申し訳ございません。
当社での内部監査フローは、以下の通りです。
1. 年間計画表として、監査部門と時期を記載して発行します。
2. 監査時期になると部門別に日程、監査範囲、前回の監査結果にも続くチェック項目、今回の監査でのチェック項目を「内部監査チェックシート」に纏めて
、トップへ承認を得ます。
3. 承認が下りたら、監査リーダー及び各監査員にチェックシートを配信して、監査日程毎に監査を実施致します。

多分、貴社の内容とさほど差異はない様な気がしますが、今回の審査員はこの年間計画表に全てを織り込まないといけないとの指摘です。
監査時期近くではなく、年間計画表でそれを明確に記載しなければならないとの事です。
【ISO担当部員】さんのアドバイスの様に、審査組織側に内容の確認を行ってみます。
ありがとうございました。
とても参考になりました。

No.26345 【A-4】

よくわからない部分があるけど・・・

2007-12-24 21:13:58 todoroki (ZWl7727

「前回までの結果を全て計画表にいれないと本当にダメ」だとは思いません。
あなたの組織の中で、きちんとPDCAが回っていることが示せれば、
それでいいのではないでしょうか?
前回までの結果を計画表に入れるのは、
あくまでもその目的に対する一便法でしかないと思いますが、
いかがでしょうか?

回答に対するお礼・補足

早速のご意見ありがとうございます。
そうですね。  弊社内では前回迄の監査の結果を漏れなく(不適合な部分はもちろんの事、再確認を含めて)実施しておりました。
しかし、結果としてはチェックシートにはその記載及び監査結果が記載されていますが、審査員の指摘した年間計画表には、監査の目的、日程及び監査部門しか入っておりません。 監査員は「前回迄の監査結果を含めて確実に監査が実施されている事は確認できたが、規格が要求している<私は要求しているとは思わないのですが・・・>前回までの監査結果を含めた計画された文書がないとの指摘です。
審査員と議論しても多分らちがあかないので、弊社の「年次監査計画表」に前回までの監査結果を入れる様な対応を致します。
アドバイスありがとうございました。

No.26348 【A-5】

Re:内部監査の計画について教えて下さい

2007-12-25 11:23:31 神奈中ISO (ZWla5f

何となく理解できました、多分審査員の言いたい事は、
『計画』と言う要求事項を強調して指摘しているようですね。
チェックシートを作る段階では無く、『計画段階で考慮した結果を示しなさい』では無いでしょうか?

逆に私の意見としては、『前回までの結果』そのものは、チェックシートや監査報告書に記録しているため、年間計画表に書く必要は無いと思います。

審査員と言い合いするのも面倒ですが、余計な仕事を増やすのも面倒ですから、再度審査員に確認して見ると案外簡単な対応で済むのでは無いでしょうか?

A-1にも書きましたが、当社の場合『考慮して計画したか?』の要求に対しては『考慮して重点監査部門を決めた』と年間計画表に記載しており、それだけでも良いと判断しています。

回答に対するお礼・補足

再度のご回答ありがとうございます。
ご指摘の点で間違いないです。
あくまでも計画に載っていないとダメとの指摘です。
「前回迄の監査結果を考慮し、実施しているのは確認した」が、その考慮した内容が具体的に『計画』に記載されていないから『軽微な不適合』との事でした。
【神奈中ISO】さんのアドバイスの通り、弊社のマニュアル等の文言を再確認した上で、審査機関経由で審査員へ確認してみます。
本当にありがとうございました。

No.26349 【A-6】

Re:内部監査の計画について教えて下さい

2007-12-25 11:50:13 たる吉 (ZWl47e

レベルの低い監査員がくると大変ですね。受ける側が客なので、次回以降、外すってことができるはずですよ。
本件、はっきりいって内容を見直す必要は無いと思います。是非、取り下げさせるべきものです。

計画には大きく2つ、「時期(時間)」の計画と「内容」の計画があるはずです。

>当社では、『内部監査計画表』はあくまでも計画であるので監査目的と部門毎の実施予定日・監査メンバーを記載して年間計画表としており、前回までの監査結果に付いては、『内部監査チェックシート』に今回のチェック項目と前回までの内部監査結果でのチェック項目を入れて、監査を実施しておりますと説明を行ったのですが、「規格には”・・前回までの監査の結果を考慮に入れて、組織によって計画され、策定され、実施され、維持される”となっているので、計画表に前回までの監査結果が無いのは不適合の対象である」との事でした。

とのことであり、「内部監査計画表は飽くまで監査時期の計画であり、監査内容の計画はチェックシートで行っている」と説明されれば事足ります。

すなわち、前回実施された内部監査の結果を考慮に入れるとすれば、「時期」と「時間」のみであり、例えば「期末の忙しい時期にやったから、次回は余裕をもってやろう」、「やっぱりあの部門は4時間じゃ足りないな」というのが、わかれば問題ないはずです。
例えば、「内部監査終了後、監査結果を持って内部環境監査要領を見直す」という、文言があればそれだけで問題ないでしょう。

というか、これだけのコメントでいいはずであり、ことさら「不適合」等いうとは、審査員のレベルが問題だと思います。

回答に対するお礼・補足

ご回答ありがとうございました。
【たる吉】さんの回答でちょっとほっとしました。
今回のアドバイスを基に、審査機関及び担当審査員と話をしてみます。
本当に、貴重なアドバイスをありがとうございました。

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