一般財団法人環境イノベーション情報機構
文書管理について
登録日： 2005年03月29日 最終回答日：2005年03月31日 エコビジネス 環境マネジメント
No.10096 2005-03-29 09:18:30 山猫
こちらで受け付けていただける内容か不安なのですが、皆様の会社での事例などを
教えていただければと思い、投稿いたしました。
当社は現在ISO14001システムの構築中で、6月に本審査を控えた中小企業です。
私はこちらの会社で事務局を担当しているものです。
文書も、ある程度配布されたのですが、この管理方法についてちょっと困っています。
構築したては仕方のないことかもしれませんが、改訂版を多く発行しなくてはなりません。
電子データでの配布はしておらず、全て紙での配布となっています。
1箇所の誤字脱字でも、改訂をする場合は全ページ配布しなくてはならないのでしょうか。
1ページのみの改訂が可能であれば、紙の使用削減の為にもそうしたいと思っています。
それから、規定に添付されている帳票様式のみの改訂の際は、
やはり版数を増やした方が（第1版⇒第2版）良いのでしょうか。
アドバイスをいただけましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
総件数 3 件 page 1/1
No.10130 【A-3】
Re:文書管理について
2005-03-31 17:57:23 東京都 ／ サラリーマン （
文書の改定方法をどう決めているのでしょうか？
１ページごとあるいは章立てごとに改定し差し替えするならそれぞれに改定版を表示することになります。
全部まとめてなら改定版の表示はひとつですみます。
その辺をはっきりさせて置かないといけません。
私はISO以前からいろいろな品質保証に関わってきましたが、要するに文書の版を間違えないように管理できるか、立証できるかということが大事です。
回答に対するお礼･補足
サラリーマン様、お礼が遅くなり大変申し訳ありませんでした。
また、わかりやすいご回答、大変参考になりました。
改訂に関する規定は、特に「全部」あるいは「章ごと」と明記していません。
ちなみに、文書の最下部には1ページごとに 改訂日、版数、総ページ数等が
記載されており、
この状態でページのみを改訂してしまうと、版数がバラバラになってしまう感じです。
改訂する事、立証する事、なかなか難しいものですね。
まずは規約の方から見直そうと思います。
ありがとうございました。
No.10102 【A-2】
Re:文書管理について
2005-03-29 13:26:06 東京都 ／ riccia （
何回も手直しをする見込みなのでしたら、そのたびごとに細かくバージョンを変えるのではなくて、改定する部分をある時期までためておいて、たまったところで改定ということはできないのでしょうか。
誤字脱字だけなのでしたら、重大な事項を誤読してしまうような誤字脱字でもない限り、次に他の改定をする時期までペンディングにしてもいいような気がします。
回答に対するお礼･補足
riccia様、ご回答をありがとうございます。
確かにriccia様の仰る通りですね。
今回は、認証機関へ当社の文書類を送らなくてはならないので、
そのために整備をしている最中です。
毎回「これが最後」と思い改訂を掛けるのですが、なかなかうまくいかないものですね。
ほとぼりがさめたら、riccia様のご助言を是非活かしたいと思います。
ありがとうございました。
No.10099 【A-1】
Re:文書管理について
2005-03-29 11:03:41 ISO営業 （
マネジメントシステムで一番重要なのは
「どのような手順を確立したか。そしてその通りに運用しているか」
です。
1ページのみの改訂が可能かどうかは、
御社で確立した手順がどうなっているかによると思います。
と、型どおりの受け答えしても仕方ないですね。
規格には1ページ単位での改訂がダメとは書いていません。
と言うことは他の要求事項に矛盾しなければ、どのような手順を確立してもいい訳です。
個人的にはきちんと履歴が追えて、廃止文書の管理がきちんと出来る手順になっているのなら、
1ページのみの改訂も有りだと思います。
最も審査員によっては全部差し替えるべきだと言うかもしれませんが・・・。
もし文書管理の方法に問題を感じているなら、登録審査後に見直してみたらいかがですか？
回答に対するお礼･補足
ISO営業様、早速のご回答ありがとうございます。
私自身、難しく考えていたかもしれません。
ISO営業様のお話で、とてもすっきりと整理できた気がしてきました。
今回はこのまま全ページを改訂し、登録後に新しい方法を検討しようと思います。
本当にありがとうございました。
総件数 3 件 page 1/1