外部文書の取扱について

No.14541 2006-02-03 05:53:24 yk

ISO14001事務局の担当の者です

外部文書の取扱について教えて下さい。

現状、「環境法規制」や「JIS規格」の管理を紙ベースでおこなっています。

当該文書の管理方法を、紙ベース管理から電子データ管理（外部の専用機関⇒電子政府の総合窓口 e-Gov（イーガブ）や日本工業標準調査会などのHPからの最新版閲覧）に変更したいと考えているのですがISO規格的に問題等生じるでしょうか・・・？

尚、弊社に適用される法律については、一覧表を作成し管理しています（法規制の変更の確認は、HPにて実施したいと考えています）

以上
宜しくお願い致します。

No.14581 【A-1】

Re:外部文書の取扱について

2006-02-07 08:20:25 眼鏡猿 （

最近は、WEB上の情報は非常に充実しています。電子媒体（パソコンやサーバー）で取得した情報はそのまま電子媒体で管理したいと思われるのは当然です。規格は、最初から電子媒体について区別をしていません。従って、内部であろうが、外部であろうが、なんらの問題はありません。ただ、電子媒体での管理上の技術的な手順として、承認（ワークフローや簡単にはメールでのやり取りの記録の添付、紙媒体の併用）や保存（バックアップ等）の手順を定めておく必要があるだけです。紙でやっていることを、電子媒体上でどのように管理（4.4.5文書管理に関する要求事項への対応）するのかを、置き換えます。又記録の管理も同様です。
規格の用語の定義に以下のようになっています。
3.4 文書（document）情報及びそれを保持する媒体。
参考1. 媒体としては，紙，磁気，電子式若しくは光学式コンピュータディスク，写真若しくはマスターサンプル，又はこれらの組合せがあり得る。
参考2. JIS Q 9000:2000，3.7.2 から部分的に採用。

No.14618 【A-2】

Re:外部文書の取扱について

2006-02-08 18:20:12 東京都／こん（

ご質問の趣旨は、外部サイトそのものを管理する文書に使用すると言うことでしょうか。
個人的にはできるように思います。但し、明確に特定・識別でき、関係部署が入手でき、改訂等の変化に確実に対応している必要があると思います。（その手順）
また、そのサイトが変更になった時の対応も定めておく必要があるのでは。
他の方のご意見を。