環境Q&A

No.21594 【A-1】

Re:外部文書の登録

2007-03-10 17:12:01 ISO担当部員 （

>電子情報を除いてしまうと、結局残るのは根本となるISO規格本であるJISQくらいしかありません。
>無理に登録する必要はないでしょうし・・・・・
>規格を踏まえた、登録すべき基準をもう少し各社様の事例で分かりやすく教えていただければと質問しました。
>
>皆様はどうしているのでしょうか？

外部文書という言葉に惑わされないでください。
外部（特に顧客）から、渡されたペーバーなどで、無くなったり、守らなかったりすると、業務上困るものはあるか？
という点から、みてください。

顧客からの納入指示書とかありませんか？
例1：何も言われなくても、リサイクル製品を納入しないといけない。
例2：特定の物質を使用した商品は納品しては、いけない。
例3：専用伝票があって、書き方を間違えると廃棄しないといけない。
例4：それらを書かれた納入仕様書が、顧客から管理されている。
など。

文書には、様式（帳票）、メモ程度でも含まれると解釈できる
(記入されて使用された段階で、記録となる)ので、
そういうのも含めると、ホントに外部文書はないのですか？
逆に、だからといって、全部登録する必要もないです。

矛盾するようですが、要は、顧客からもらった（支給された、貸与された）文書、メモ、様式、帳票などで、
・勝手に配付（コピー）される、又は、外部に漏れると困るもの。
・無くなっても困るもの。
・持っているべき人が持っていない、又は、持つ必要の無い人が、持っていたら困るもの。
・変更されたことが理解されていないと困るもの。
が、外部文書として管理されるべきもので、それぞれの組織で、違うはずです。

もし、今から取得されるために、あなたさまが、活動されるのであれば、
規格の解釈もいいのですが、現状の組織の仕事（営業、入出庫、事務・経理、配送・納品、アフターサービス、クレーム処理・・・）のやり方全部に精通していることを確実にする方向で
考えてみられた方が、後々メリットは大きいと思います。