一般財団法人環境イノベーション情報機構
4.4.3 コミュニケーション
登録日： 2008年03月10日 最終回答日：2008年03月10日 エコビジネス 環境マネジメント
No.27222 2008-03-10 02:18:59 ZWlaf4c 若造
規格で内部コミュニケーションについて、記録しなければならないと書いてありません。つまり記録しなくても手順が確立されていればいいわけですが、記録しない以外に「確立されている」手順とはどういったものでしょうか？
メールとかでしょうか？メールも結局は印刷しないといけないのでしょうか？
いかにして用紙を減らすか考えているもので．．。
どなたかお答えいただけると幸いです。宜しくお願い致します。
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No.27224 【A-1】
Re:4.4.3 コミュニケーション
2008-03-10 14:56:02 珠 （ZWla258
経営者等の定例会議、支店内会議、部内会議･･･等々
社内web、社内SNS･･･等々
特に記録として残さにゃならん事はないケド
会議資料なんかは残しますよね？それでOKのハズ
メール等もプリントアウトすりゃベターだけど
別にしてなくても特に注意されないと思いますが･･･
規定されてないのかしら？？？
回答に対するお礼･補足
珠様、ご回答ありがとうございます。
”全て”内部コミュニケーション記録に記録する、という素晴しい規定があるもので、改訂しているところです。
会議の議事録はもちろん有り、管理していますがそれとは別に内部コミュニケーション記録に「同じこと」を記録しているわけでして．．紙と時間の無駄無駄無駄（泣）
確立して実施している「証拠」が必要なのかと思い、質問せていただいたわけです。
No.27225 【A-2】
Re:4.4.3 コミュニケーション
2008-03-10 15:29:45 たる吉 （ZWl47e
うちのマニュアルには以下のように規定しています。
ご参考迄。
内部コミュニケーションの手段は、電子メール、回覧、口頭連絡、ミーティング等情報を連絡する手段であれば良い。
(1)内部コミュニケーションのタイミング
以下の情報を取得した場合、必要とされる人員に対し内部コミュニケーションを図る。
・環境目的目標の未達成が見込まれる場合
・環境目的目標を達成する手段が変化した場合
・環境委員会の審議内容
・環境マネジメントシステムの問題点
・標準又は手順の変更
(2)日常点検の中の報告・指示の明確化
管理対象設備又は行程の運転状況、作業状況、点検結果等を把握する手順を作成し、指示、命令系統を明確化すること。
回答に対するお礼･補足
たる吉様、ありがとうございます。
「手順を確立する」とは、指示系統も必要なわけですよね？（馬鹿な質問ですいません）内部コミュニケーションに該当する何かを、「誰が誰に連絡し誰が環境管理責任者に連絡する」、が必要なわけですよね？
ご回答に質問を返してしまい申し訳ありません。
No.27226 【A-3】
Re:4.4.3 コミュニケーション
2008-03-10 15:40:43 神奈中ISO （ZWla5f
まず、記録の要求はありませんので、メールを印刷する必要はありません。
（コミュニケーションの方法としてメールでも問題ありません）
御社の規模、業種等は不明ですが、A-1回答者様の内容の他、朝礼で伝達する、掲示板に貼り出す、
提案箱を設置する等があります
以上の内容を記録するか否かは御社の自由です
（管理されていれば電子文書も記録となります）
また参考ですが、マネジメントレビューも会議形式であれば内部コミュニケーションの一部となります。
（この場合記録は必須ですが）
〔追加〕
JIS Q 19011（監査の指針）によると、監査証拠の情報収集として、「面談」「活動の観察」「文書の調査」とあります
よって証拠＝記録だけではありません
不適合は記録の有無にかかわらず、監査中の質疑応答の中で十分なコミュニケーションがとられているか、で判断されます
回答に対するお礼･補足
神奈中ISO様、ありがとうございます。
まだまだ無くしたい（不必要な）紙がたくさんあります（泣）
「受信トレイにメールがある（残っている）」のは、電子メールを管理していることになるのでしょうか？
No.27228 【A-4】
Re:4.4.3 コミュニケーション
2008-03-10 17:28:03 神奈中ISO （ZWla5f
保管期間等が明確にされていれば記録になり得ます。
但し内部コミュニケーションについて、たる吉様もおっしゃっておられますが、口頭でも問題は無いのです
監査時も朝礼などについて記録を見せろなどと言われたことはありません
あまり記録にこだわらなくても大丈夫ですよ、最近は指摘されません
ポイントは御社の活動（記録ではありません）が有効であるか？です
回答に対するお礼･補足
神奈中ISO様、ありがとうございます。
そうですね、記録というものに縛られていました。
記録しなさいと規格で言っている事以外は、手順を確立させれば記録は不要なわけですね。まだまだ用紙削減できそうです。
無い知恵搾って頑張ってみます。
ありがとうございました。
No.27234 【A-5】
Re:4.4.3 コミュニケーション
2008-03-10 22:51:42 あいそじむきょく （ZWlac5c
>メールとかでしょうか？メールも結局は印刷しないといけないのでしょうか？
>
>いかにして用紙を減らすか考えているもので．．。
>
>どなたかお答えいただけると幸いです。宜しくお願い致します。
当社では環境マニュアルの中で、内部コミュニケーションを掲示板、朝礼、メール等にて行うと手順を記述しています。外部監査時には、掲示板は一目瞭然。朝礼は事務局からのメールの通達を再確認のみで、議事録は作成せず。事務局から発信したメールのアーカイブを審査員に見てもらう程度にしています。
本来、環境マニュアルの中で内部コミュニケーションの方法を記載していなくとも、コミュニケーションの手段が確立され・維持されていればよいはずなのですが、程度の低い審査員から指摘されるのが鬱陶しいのでこのようにしています。
用紙（紙の削減）を徹底的に行うのなら、タブレットＰＣを導入するといいですよ。現場検査の記録もＰＣから直接入力できるし、文章校正もペンで記入し、電子文書のみで紙要らずになります。
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