一般財団法人環境イノベーション情報機構

環境Q&A

文書管理(外部)の改訂日について 

登録日: 2014年09月02日 最終回答日:2014年09月22日 エコビジネス 環境マネジメント

No.39842 2014-09-02 17:32:00 ZWlf063 2年目環境管理事務局

ISO14001の文書管理(外部)について質問です。
現在、一覧表に外部文書として登録しているガイドライン、マニュアル、しおり、手引きなどの最新改訂日を確認しております。

例えば、次の文書、環境省発行の「廃棄物情報の提供に関するガイドライン」、「優良産廃処理業者認定制度運用マニュアル」などは、表紙に
改訂:平成25年6月、平成25年3月とだけ記載してあります。
この場合正式な改訂日は平成25年6月や平成25年3月となるのでしょうか?
上記の文章の表紙には、なぜ平成○年○月○日と○日まで改訂日
が記載されないのでしょうか?

宜しくお願い致します。



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No.39845 【A-1】

Re:文書管理(外部)の改訂日について

2014-09-03 16:29:29 東京都 / こん (ZWl144

通達文書には日付が書いてあると思います。(場合によっては別に実施日など書いてある場合も) 発行手続きの都合上ではないでしょうか。
年月だけでも文書の特定はできると思いますが。

回答に対するお礼・補足

ありがとうございます。

No.39856 【A-3】

Re:文書管理(外部)の改訂日について

2014-09-22 20:47:20 ぶらっくたいがぁ (ZWlc74f

環境省発行の「廃棄物情報の提供に関するガイドライン」、「優良産廃処理業者認定制度運用マニュアル」などは、同月内に改訂することなどないから、何年何月発行としか記載していないのです。
そもそも、なぜ、何年何月「何日」まで記載されていなければならないのですか?
ISO14001規格には、「外部由来の文書について、何年何月何日に発行(あるいは改訂)された文書であるかを管理せよ」などという要求事項はありません。「外部からの文書を明確にし,その配付が管理されていることを確実にせよ」とあるだけです。
つまり、何年何月発行(あるいは改訂)の文書であるかがわかれば、それで何も問題ありません。
また、「一覧表に外部文書として登録せよ」という要求事項もありません。
なぜそんな一覧表が必要なのですか?
その一覧表は、誰が、何のために必要としているのですか?
もし廃止したら、誰がどのように困るのですか?
4.4.5のf)の意図は、外部との協定書、契約書、SDSなど、実務に必要な文書を確実に管理することにあるのであって、それが十分になされていればいいだけのことです。一覧表を作ることなど求めていませんし、常識的に考えてそんなものは不要です。

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